Secretaresses en bazen, een ‘match made in heaven’ of veel gedoe en strubbelingen?  Ik kom het allebei tegen maar ook een groot grijs middengebied waar het soms wel lekker loopt en soms helemaal niet.

Werving directie-secretaresse niet eenvoudig

Het werven van een directie-secretaresse is dus niet zo eenvoudig. Vaak is er een takenpakket met  telefoon & mail afhandeling, postverwerking, contact onderhouden met leveranciers en zakenrelaties, boeken van zakenreizen, agendabeheer, – (financieel) administratieve werkzaamheden en diverse ad-hoc werkzaamheden. Ook wordt er verlangd dat je de directeur altijd een paar stappen voor bent. En is het belangrijk dat je assertief, zorgzaam en flexibel bent. Naast dat je nauwkeurig en discreet kunt werken en een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift hebt.

Klik tussen directiesecretaresse en baas belangrijkste

Natuurlijk verschillen de taken en werkzaamheden van een directiesecretaresse per bedrijf en organisatie. Maar wat overal als even belangrijk wordt gezien, is ‘de klik’ tussen directiesecretaresse en baas. Vaak wordt de werving van een nieuwe directiesecretaresse als zo ‘belangrijk’ gezien dat je als afdeling HRM een grote rol in de werving en selectie speelt.

Groot verloop

In een bedrijf waar ik werkte, was  een groot verloop onder de directie-secretaresses. Het leek wel of er soms 2 per jaar weggingen en hun contract niet lieten verlengen. De directeur in kwestie – oude bok, jong blaadje-type – wilde het liefst een jonge vrouw, zo tussen de 25 en 30 jaar. Stapels brieven kwamen er binnen, van dames die solliciteerden. Gedeeltelijk intuïtief  en gedeeltelijk op harde functie-eisen nam ik zo’n stapel dan door en maakte 3 stapeltjes. Direct afwijzen, in portefeuille of uitnodigen voor een gesprek. En het was ech heel toevallig, terwijl ik bezig was met de voorselectie van brieven, ging de telefoon en bleek er bezoek van iemand die mij persoonlijk wat wilde komen brengen.

Een charismatische oudere dame

Toch wel wat nieuwsgierig geworden zei ik: “Stuur haar maar door”.  Ik was wat verbaasd toen ik de persoon in kwestie zag. Een charismatische oudere dame die persoonlijk haar sollicitatiebrief voor de functie van directie-secretaresse kwam brengen. Een empathische dame, die veel energie uitstraalde, communicatief was en voor mij op dat moment met  kop en schouders boven alle papieren kandidaten uitstak. De directeur was niet enthousiast, hij had immers de voorkeur uitgesproken voor ‘de jonge blaadjes’. Toch wist ik hem – in relatie tot het grote verloop –  te overtuigen om de charismatische dame in ieder geval op gesprek uit te nodigen.

Keuze voor oudere kandidaat

De directeur en de oudere dame bleken een geweldige klik en hebben heel wat jaren goed samengewerkt. Ze hadden een  ‘match made in heaven’  en werkten samen tot ze beiden (hij een maand eerder dan zij) met pensioen gingen.

 

 

Pin It on Pinterest